Die Geschichte von Sissis  Wiener Sachertorten …

Eine erfundene Geschichte, die gut illustriert, welche Herausforderungen beim Wachstum eines Unternehmens auftreten. Die Fragen und Ideen kommen aus den Erzählungen vieler Kund*innen im Coaching, im Workshop und im persönlichen Kontakt. Strukturiert hab ich die Geschichte nach Eric Flamholtz, Growing Pains,
Das Sachertorten Rezept hab ich wirklich. 🙂
Copyright Elisabeth Alder

Hier dazu meine Notizen.

Geschäftsidee:
Tortenbacken das kann ich und ich hab das alte Kochbuch meiner Urgroßmutter  – die Idee – Sachertorten nach einem alten Rezept in L’viv backen für Hochzeiten, Familienfeiern und andere Feste.

START UP

Für wen – Markt : für Menschen in L’viv, die so etwas auch schätzen und die es sich leisten können.
Welche Produkte und Services werden angeboten? –  Sachertorten nach Rezept meiner Urgroßmutter geliefert im Ganzen direkt an die Kunden.  

Das geht ganz einfach, wenn jemand eine oder mehrere Torten will, backe ich sie in der Küche meiner Freundin, und dann führt ihr Mann sie aus.  Das braucht nicht viel Organisationsaufwand.

EXPANSION

• DIE IDEE HAT EINGESCHLAGEN!  Hilfe – für das nächste Wochenende werden 20 Torten bestellt.  Und danach wieder 25 für das Wochenende danach. Das geht jetzt gerade noch so aber – wenn das so weiter geht …….
• Natürlich ist der Ofen eingegangen – wir haben dann bei der Nachbarin fertig gebacken – die letzten Torten haben wir geliefert, da war die Braut schon fast da.  Mit dem Taxi, weil der Mann meiner Freundin zur Arbeit musste.  
  
  Wir brauchen zusätzliche Ressourcen: vielleicht eine eigene Küche (Immobilien) mit Backofen, eine zweite Person (HR)  die bei der Arbeit hilft.
  
  Jetzt beschäftige ich mich auf einmal mit lauter Fragen, die nix mit dem Tortenbacken zu tun haben:  Wird es sich auszahlen eine Küche anzumieten? Woher krieg ich das Geld für einen Backofen? Woher krieg ich eine zweite Köchin?  Ist es besser eine gute Köchin  zu nehmen oder jemanden, den ich einschule?  Was verlange ich von Leuten, die ich aufnehmen will? Und wenn ich sie eingeschult habe, wie verhindere ich, dass sie mit dem Rezept morgen weg ist?
  
  
• Gott sei Dank hab ich eine gute Köchin gefunden, der ich 100% vertraue. Wir beide arbeiten rund um die Uhr. Manchmal sehr anstrengend – und manchmal sehr schön, wenn wir um 2 Uhr früh mit der 100sten Torte gerade fertig sind und mit einem Glas Wodka anstoßen auf den großen Auftrag.  
  
  Aber gestern hat sie das ganze Mehl verwendet, und als ich am Abend dann backen wollte für den nächsten Tag war nix mehr da.  Wir brauchen zumindest ein Plakat in der Küche, wo jeder schreibt, was er genommen hat, und wenn nicht mehr viel da ist, dafür sorgt, dass jemand einkaufen geht.  (Koordination und Überblick)
  Das müssten eigentlich nicht wir machen – das Einkaufen.  Also machen wir das mit der Tafel – oder wie regeln wir das?  Langsam entwickelt sich ein strukturierter Ablauf.  Ja und einen Buchhalter brauchen wir jetzt auch – ganz wichtig- und die Personalverrechnung für die Köchin und den Einkäufer.
  
  
• Ja jetzt sind wir besser aufgestellt – jetzt könnten wir eigentlich mehr verkaufen als gerade nachgefragt wird.  Wer kümmert sich um das Marketing – vielleicht im Internet – oder eine Anzeige in einer Zeitung?? – Ja der Neffe von der Köchin hat einen Freund der hat Marketing studiert. Der könnte da was machen.  Sollen wir ihn fix anstellen?
  
  
• So jetzt läuft es eigentlich schon sehr gut – wir haben 3 Köchinnen, 4 Helferinnen und einen Fahrer , einen jungen Mann der sich um die Einkäufe kümmert eine Buchhalterin (Finanzen), die jetzt mit einem neuen Programm arbeitet, die Personalverrechnung macht eine Halbtagskraft, die kümmert sich auch drum, wenn wir neue Leute brauchen. (HR)   In ganz L’viv kennt man uns. Längst findet man im Computer, was noch an Materialien da ist, und unsere  Einkaufsplanung  wird per Mail an den Einkäufer geschickt (Prozessunterstützung)  
  
  Aber irgendwie bewegen wir uns im Blindflug – wenn Geld da ist, dann kauf ich was – manchmal für mich einen netten Urlaub zum Beispiel und manchmal für die Firma – neue Geräte und einen Wagen zum Ausliefern. Was im nächsten Jahr sein wird?  So richtig weiß ich das nicht. Aber hat es überhaupt einen Sinn vorauszuplanen? – Es kommt doch anders.
  
  Aber wir haben einen großen Auftrag und jetzt ist es wichtig, dass ich mitmache – man kann sowieso nie abschätzen was kommt.  
  
  
• So geht das bis die ersten Probleme auftreten: 
  
  Einmal kann ein großer Auftrag nicht genommen werden, weil ich nicht abschätzen kann, ob wir „sich das ausgehen wird“  – bei mir und der ersten Köchin hätte ich das gut einschätzen können – aber jetzt wird es schwieriger. 
  
  Die stehen sich manchmal gegenseitig mehr im Weg als sonst was.  Genau weiß keiner wer was macht – alle können alles. Und die erste Köchin, die sieht sich als Rangälterste – die anderen machen dagegen Front.
  
  In letzter Zeit bleibt weniger über – die Umsätze steigen zwar noch aber die Kosten stärker.  Wenn ich jetzt genau wüsste wo wir stehen, könnte ich vielleicht doch noch das Geschäft in Chernowitz aufmachen – aber so ist das ein Blindflug.  
  
  Und alle kommen sie immer zu mir – alles soll ich entscheiden. Aber wie soll ich jemand anderen entscheiden lassen, wenn ich nicht mitbekomme, wie das alles läuft. Am schönsten ist es immer noch, wenn wir alle gemeinsam für einen großen Auftrag arbeiten – bis in die Nacht – und es dann doch irgendwie schaffen.

PROFESSIONALISIERUNG:    

• Ja jetzt muss sich doch was ändern – weil der nächste Schritt steht bevor – ein Geschäft in Kyiv – das können wir nur aufmachen, wenn wir besser organisiert sind. 
   
  Wir brauchen Klarheit, wer was macht, Verantwortungen  und fixe Stellenbeschreibungen, und ich denke auch eine offizielle Leitung für die Küche  – dann wird es für mich wieder leichter.  Ja aber wen soll ich nehmen – meine erste Köchin ist ja fast so was wie eine Freundin – so viele Nächte haben wir uns gemeinsam um die Ohren geschlagen. Sie kann toll backen und ist auch sehr anständig und verlässlich – aber mit Leuten umgehen kann sie nicht besonders. Was mach ich da? Wenn ich eine andere zur Leiterin mache wird sie mir das übel nehmen?    Und wen soll ich dort überhaupt nehmen und wie merk ich, dass der oder die das richtig macht?  Wen immer ich für die Stelle nehme, wie schul ich den ein und wie führ ich den/die?
  
  Ja und ich – ich hab nie gelernt einen so großen Betrieb professionell zu führen. Wie macht man das  regelmäßig planen und budgetieren? Kann ich das überhaupt, und will ich das machen?  Eigentlich wollte ich ja tolle Torten backen. 
  Mit Zielen führen – ich hab immer durch mein Beispiel geführt.  Wie definiere ich überhaupt Ziele für’s Tortenbacken – Vielleicht sind das alles nur verrückte Ideen. Bis jetzt hat es doch auch geklappt. 
  
  Gestern war ein EDV Vertreter bei mir, der wollte mir eine Informationssystem für Manager verkaufen – da kann ich sehen, wo wir Geld gewinnen oder verlieren, ob die Leiterin der Küche das Budget einhält, wie sich die steigenden Lebensmittelpreise auf unsere Kosten auswirken usw.  
  
  Er hat gemeint, dann kann ich gut mitkriegen, wo es Probleme gibt, und solange da alles „grün“ ist, kann ich das delegieren – „dem Manager überlassen“ also  bei mir der Küchenleitung (später auch der Leitung in Kyiv) .  Aber was heißt „grün“? Dann hat er endlos gefragt, nach welchen Kriterien ich was bewerte und entscheide. Hilfe-  ich mach das aus dem Bauch – ja aber „aus dem Bauch“ kann man nicht in ein System eingeben.
  
  Trotzdem das mit dem Managementsystem klingt gut  – aber die Daten muss irgendwer eingeben oder aus der Buchhaltung abziehen – dort kennt sich nur unsere Buchhalterin (Know How Monopol und Flaschenhals)  und die hat keine Zeit etwas anderes zu tun.  Vielleicht genügt auch ein EXCEL Sheet – so groß sind wir wieder auch nicht.  (richtig dimensionieren)
  
  
• Ein paar junge Leute hab ich mir genommen, die was von den modernen Managementtechniken verstehen – aber die verstehen die Firma nicht. Dauernd sitzt ein alter Freund bei mir und beschwert sich. In der Zeit arbeiten sie nicht. Ich höre nicht nur Gutes von den Kunden. Wie bring ich die beiden Gruppen dazu einen gemeinsamen Weg zu finden?   Oder wie kann ich sonst das Managementwissen, das wir jetzt brauchen in die Firma bringen?

Jetzt wird es Zeit zum Übergang von EXPANSION ZUR PROFESSIONALISIERUNG ………